どうも、岩崎です。
最近、「DXで業務効率化！」なんてよく聞くけど、実際のところどうなのか？
書類のペーパーレス化が進めば、確かにハンコを押す手間も、書類を探す時間も減る。
でも、実際に導入してみると、意外と落とし穴も多いんですよね。
例えば、スマホやタブレットで全部完結できるようにしたら、
「どこまでが仕事でどこまでが私用かわからなくなって、
ずっと仕事をしている気がする…」みたいな声もよく聞きます。
今日は、書類をデジタル化することで生まれるメリットと、
逆に注意しないといけないポイントについて話していきます。
そもそも、紙の書類って本当にいらない？
結論から言うと、全部をデジタル化するのが正解とは限らない。
例えば、契約書や請求書なんかは電子化が進んでるけど、
「やっぱり紙の方が安心」と思う人もいるのが現実。
- 役所や取引先がまだ紙文化だから、結局プリントアウトする
- 書類を画面で見るより、紙で手元に置いた方が分かりやすい
- 電子署名が使えない場面も多い
つまり、デジタル化を進めるにしても、
「本当にデジタル化しても困らない書類なのか？」
を見極める必要があるってことです。
DX化のメリットは確かに大きい
もちろん、ペーパーレスのメリットは山ほどある。
- 紙の管理が不要になり、保管コストが削減できる
- 検索すればすぐに見つかるので、探す時間がゼロになる
- 社内外での共有が簡単になり、作業スピードが上がる
- 紛失リスクがなくなる
例えば、経理業務。
紙の領収書を集めて手入力していたのを、
クラウド経費精算システムにすれば、
スマホで領収書を撮るだけで自動入力。
これだけでも、経理担当者の負担は大きく減る。
ただし、デジタル化には落とし穴もある
でもね、全部をデジタル化したからといって、
「業務が劇的にラクになる！」と考えるのは危険。
例えば、
- 「電子契約にしたけど、取引先が対応しておらず結局紙でやり取り」
- 「社内システムを変えたら、使いこなせる人がいなくて逆に非効率」
- 「デジタルにしたことで、逆に手順が増えて余計に手間がかかる」
こういうの、結構あるんですよね。
それに、スマホやPCで全部管理できるようになったことで、
仕事のON/OFFが曖昧になってしまう問題もある。
例えば、スマホで仕事の通知が常に来るようになると、
「ちょっとメールチェックするだけ…」のつもりが、
いつの間にか仕事モードになってしまう。
デジタル化が進むほど、
「どこまでが仕事でどこまでがプライベートなのか？」
という線引きが難しくなるんです。
DXを活かすために必要なこと
じゃあ、どうすればいいのか？
- デジタル化するものと、紙のままでいいものを分ける
- 例えば、契約書はデジタル化してもいいけど、
重要な書類は紙でも保管する選択肢を持つ。 - 納品書は紙のままの方が現場では使いやすいかもしれない。
- システム導入の前に現場の意見を聞く
- 「これ、現場で本当に使えるの？」
- 「結局、別の作業が増えたりしない？」
- 現場の声を無視して導入すると、
形だけのDXになってしまい、
逆に仕事が増えてしまう。
- デジタル化した結果、業務フローが増えてないか確認する
- 例えば、
「紙でサインするだけだったのが、
電子サイン→クラウド保存→確認メール送信」
みたいに、工程が増えてないかチェックする。
- 仕事とプライベートの境界を作る
- 「仕事用のスマホは一定時間で通知オフにする」
- 「業務ツールはPCだけで使うようにする」
- 「チャットの返信は定時内だけにする」
こういうルールを決めないと、
気づいたら24時間仕事してる状態になってしまう。
まとめ
DXを導入すれば、業務は確かに効率化できる。
でも、「デジタル化すればすべて解決！」ではない。
導入する前に、
「本当にそのシステムが現場に合っているのか？」
「かえって手間が増えていないか？」
をしっかり考えないといけない。
そして、デジタル化が進むほど、
仕事とプライベートの線引きも大事になってくる。
紙がなくなって楽になったけど、
その分、仕事の境界が曖昧になってしまった…
というのは本末転倒。
デジタルとアナログ、両方のバランスを考えて、
「本当に効率的な働き方」を作っていきましょう。
ではまた。
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