この記事の要点
- 仕事では「すぐ答えを出す」より、「受け取りました」と早く反応することが大切です。
- 返事がない時間が長いほど、相手は「届いているのか」「対応してもらえるのか」が分からなくなります。
- すぐ答えられない時も「確認して○時までに返します」と返せば、相手の不安を減らせます。
どうも岩崎です。
今日は「レスポンスが速い人」の話です。
仕事をしていると、ものすごく返事が速い人っていますよね。メールを送ったらすぐ返ってくる。LINEを送っても、すぐ反応がある。
逆に、何を送っても2日とか3日とか返事がない人もいます。
この二人、同じくらい仕事ができる人だったとしても、なんとなく前者の方が「仕事ができそう」に感じませんか？
私はこれ、実際の能力とは別に「相手を不安にさせない」という部分が大きいと思うんですね。返事が速いから能力が高いとは限りません。でも返事が速いと、相手は安心できます。
仕事では、この安心感って結構大きいんですよ。
返事がないと、人は勝手に不安になる
例えば、撮影をお願いしたくて問い合わせを送ったとします。1時間経っても返事がない。まあ、これは普通ですよね。
でも一日経っても返事がない。二日経っても返事がない。そうなると、だんだん「メール届いてるのかな？」「忙しいのかな？」「この人に頼んで大丈夫かな？」と考え始めます。
面白いのは、相手は何も悪いことをしていないんですよ。ただ返事をしていないだけです。
でも情報がないので、こちらが勝手に空白を埋め始めます。しかも人間って、こういう時に都合のいい想像ばかりするわけじゃないですよね。むしろ「大丈夫かな」という方向へ行きやすい。
だったら、この空白を作らない方がいいんです。
すぐ答えられなくても、すぐ返事はできる
ここで勘違いしやすいのが、「レスポンスを速くする＝その場ですぐ結論を出す」ではないということです。
例えば「来週の金曜日、撮影できますか？」と連絡が来た。でも、スケジュールを確認しないと分からない。
だったら、無理にその場で「できます！」と返す必要はないんです。
「ありがとうございます。スケジュールを確認して、本日17時までにお返事します」
これでいい。
結論はまだ出ていません。でも相手は「届いている」「確認してくれている」「今日中には分かる」という3つの情報を受け取れます。
それだけで、もう不安になる理由がかなり減りますよね。
即答より「即レス」の方が仕事では使いやすい
昔は私も「頼まれたらまずYESと言う」くらいの勢いが大事だと思っていました。もちろん、行動を速くするという意味では今でも大事だと思っています。
でも仕事の場合、何でもYESと言えばいいわけじゃありません。できないことまで「できます」と言ってしまったら、後で相手を困らせますからね。
金額も確認していない。スケジュールも分からない。必要な人員も分からない。それなのに即答でYESを出すのは、レスポンスが速いのではなく、単に確認していないだけになることもあります。
だから私なら、「即答」より「即レス」と考えます。
答えは急がなくてもいい。でも反応は速くする。これなら仕事の正確さを落とさず、相手の不安も減らせます。
レスポンスの速さは「能力」ではなく「安心材料」
ここは結構大事だと思っています。
返信が速いからといって、その人の技術が高いとは限りません。カメラマンなら、返信が5分で来たから写真が上手いわけではありませんよねｗ
でも、お客さんは仕事を依頼する時に、技術だけを見ているわけでもありません。
ちゃんと連絡が取れるのか。約束した日に来てくれるのか。問題が起きたら対応してくれるのか。納品日を守ってくれるのか。
こういう「この人に任せても大丈夫」という前提も一緒に買っています。
だから技術が同じ二人だったら、連絡がすぐ返ってくる人の方が選びやすい。これは当たり前ですよね。
つまりレスポンスの速さは、実力を大きく見せる技術というより、相手が安心して仕事を進めるための材料なんです。
撮影の問い合わせは、相手も同時に動いている
撮影の問い合わせなんかは特にそうです。
問い合わせを送ってくれた人が、私の返事だけをじっと待っているとは限りません。他のカメラマンにも聞いているかもしれない。社内で撮影日を調整しているかもしれない。スタジオを押さえようとしているかもしれない。モデルの日程を確認しているかもしれません。
つまり、こちらの返事が止まっている間にも、相手の仕事は動いているんですね。
そこへ「確認して今日中に返します」と一言来るだけでも、相手は次の予定を立てられます。
私は、ここがレスポンスの速さの本質だと思っています。自分が仕事のできる人に見えるためじゃない。相手の仕事を止めないためです。
「返信する」と「仕事を終わらせる」を分ける
返信が遅くなる人って、たぶん真面目な人も多いと思うんですね。
ちゃんと調べてから返そう。全部確認してから返そう。きちんとした文章を書いてから返そう。そうしているうちに、半日、一日と経ってしまう。
だったら、返信を二段階に分ければいいんです。
- まず「受け取りました」と返す
- 確認が終わったら正式な回答を返す
これだけです。
相手からすると、一番困るのは「今どうなっているのか分からない」という状態です。なら、その分からない状態だけ先に消してあげればいいんですね。
すぐ返せないなら「いつ返すか」を返す
私はこのやり方が一番使いやすいと思います。
その場で答えられるなら、その場で答える。答えられないなら「確認します」だけで終わらせない。
「明日の午前中までに確認してお返事します」まで伝える。
これだけで相手は待てます。
「少々お待ちください」だと、5分なのか3日なのか分かりません。でも「明日の午前中」と分かれば、それまでは気にしなくていい。
相手の頭の中から、自分の案件をいったん消してあげられるんです。これも一つのホスピタリティだと思うんですよね。
レスポンスが速いだけで、競合より優位になることもある
しかも、これって別に難しい技術じゃありません。
写真を20年勉強するとか、難しい資格を取るとか、新しい設備を何百万円で買うとか、そんな必要はないです。
連絡が来たら、できる範囲で早く反応する。それだけです。
でも世の中には、これをやらない人が結構います。だったら、やるだけで差になりますよね。
100点の回答を翌日に返すより、「確認して今日の17時までに返します」と先に一言返して、そのあと100点を作ればいいんです。
返事まで完璧にしてから送ろうとする必要はありません。
レスポンスの速さは、相手の時間を大切にすること
結局、レスポンスを速くするって、自分を良く見せるためのテクニックではないと思っています。
相手の時間を止めないことなんですよね。
メールを送った人は、その先の仕事を進めたい。問い合わせをした人は、予定を決めたい。相談した人は、次に何をすればいいか決めたい。
こちらの返事がないと、その人の判断も止まります。
だから、答えがまだなくても反応する。すぐにできないなら、いつできるかを伝える。
私はこれだけでも、仕事の信頼感ってかなり変わると思っています。
「すぐYESと言う」ではなく、「相手を待たせっぱなしにしない」。この方が大事です。
特別な才能はいりません。今日来た連絡に、一つだけ早く返事をしてみてください。
それでは、良い週末を！
よくある質問
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仕事の返信は、どれくらい早ければいいですか？
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すべての連絡へ数分以内に返す必要はありません。大切なのは、相手が「届いているのか分からない」状態を長く作らないことです。すぐに回答できない場合は、確認していつまでに返すかだけでも先に伝えておくと安心してもらいやすくなります。
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すぐにYESと答えた方が仕事はうまくいきますか？
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何でもYESと答える必要はありません。条件を確認せずに引き受けると、後で約束を守れなくなる可能性があります。「確認して○時までに返します」のように、結論とレスポンスを分けて考える方が安全です。
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返信が遅れてしまった時は、どうすればいいですか？
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遅れた理由を長く説明するより、まず返信が遅れたことを簡潔に伝え、そのうえで必要な回答や次の予定を明確にします。相手が知りたいのは、多くの場合「これからどうなるか」です。
P.S.
撮影の問い合わせって、写真を撮る前から仕事は始まっているんですよね。問い合わせへの返事、見積もり、日程調整。その一つひとつで「この人なら任せても大丈夫そう」という前提が作られます。
写真の技術は撮影当日まで見せられませんが、レスポンスの速さなら問い合わせが来た瞬間から見せられます。だったら、ここは使わないともったいないと思っています。
