がんばるより、見える化する。「1回つくれば24時間働く」仕組みの話

どうも岩崎です。

先日、NTTデータが「業務の可視化と仕組み化によって、大幅な生産性向上を実現した」という記事を読みました。

実際、業務の見える化って、大企業の話じゃなくて、私たち個人や中小規模の仕事にもめちゃくちゃ関係ある話です。

というのも、「がんばってるのに成果が出ない」って人の多くは、そもそもがんばりが見えない形で使い捨てられてることが多いからなんですよね。

先日、クライアントさんとの雑談で「がんばってるのに成果につながらない…」って話を聞いたんですが、これって本当に多いんですよね。

もちろん、がんばること自体は悪くないです。 でも、がんばる＝毎回動き続ける、っていう状態になってたら、それはちょっと危険です。

なぜなら、どんなに熱意があっても、人はくり返しに疲れるからです。

毎回の対応を、毎回やらないようにするだけ

例えば、よくある質問に毎回LINEで答えてる人って多いと思うんです。 でも、質問の内容って毎回違うようでいて、よく見ると同じパターンだったりします。

• 料金はいくらですか？
• どこで受けられますか？
• どういう人が対象ですか？

これ、毎回答えるより、PDFや画像でまとまってた方がラクだし、お客さんにも伝わりやすいんですよね。

つまり、情報を「見える化」しておくだけで、あなたが答えなくても、答えてくれるようになる。

それが1回つくれば24時間働くってやつです。

写真・PDF・動画は、あなたの分身になる

例えば、施術の流れや商品説明を、テキストで書いても伝わりにくいときってありません？

そういうときこそ、写真や動画の出番です。

「写真を見せれば一発で伝わる」っていうのは、もう何度も体験してきました。

動画も同じです。 一度撮っておけば、それをLINEのステップ配信やメールで送るだけで、勝手に伝えてくれる。

自分の口で何度も説明するより、ずっとラク。 そして、説明する内容もブレない。

見せ方を整えておくだけで、伝える労力が激減するんですよね。

ストック型の情報は、積み重なると資産になる

「がんばる」って、基本的に消耗型です。 でも、「整えておく」は、積み上げ型。

一度つくったPDFも、動画も、Q&A一覧も、ちゃんと保存しておけば、何度でも使える。

それがだんだんと蓄積されていくと、 自分が働かなくても仕事が回る「分身」がどんどん増えていくんです。

しかもそれは、お客さんにとっても親切。

• わかりやすい
• 何度でも見返せる
• 自分のタイミングで確認できる

これって、実はものすごく信頼につながるんですよね。

がんばるより、整える。使い回せる仕組みを

ということで、がんばるのももちろん大事なんですが、 「がんばる前に整える」という考え方を持っておくと、ほんとに楽になります。

特に写真やPDF、動画、Q&Aリストみたいな視覚コンテンツって、 仕組みの中で何度でも働いてくれるのでおすすめです。

動くのは一度。 でも、その一度が、100回分のあなたの代わりをしてくれます。

それってすごく強い仕組みだと思いません？

ではまた。

P.S.

冷凍庫に、お弁当用の作り置きおかずがストックされてる時って、 朝がめちゃくちゃ平和になるんですよね（笑）

あれと一緒で、ちょっと手をかけてあとでラクになるようにしておくと、 バタバタしないし、なんか安心感まで生まれる。

仕組みって、効率化というより「余裕の演出」かもしれませんね。